Personalbeschaffung wird als ein Prozess verstanden, der folgende Punkte Umfasst:

• Personalbedarfsermittlung
• Personalauswahl
• Personaleinführung

Grundsätzlich unterscheidet man zwischen interner (Betriebsangehörige) und externer (nicht Betriebsangehörige) Personalbeschaffung.

Die Personalbedarfsermittlung umfasst die Feststellung der gewünschten Anzahl von Mitarbeitern, die an einem gewünschten Ort, in einer gewünschten Zeit, mit einer gewünschten Qualifikation zum Einsatz kommen sollen. Zur quantitativen Bedarfsermittlung wird ein Vergleich zwischen aktuell vorhandenen Kapazitäten und Planungswerten herangezogen. Hierbei kann unterschieden werden zwischen:

• Neubedarf, z.B. bei Kapazitätserweiterung,
• Zusatzbedarf, z.B. bei Erhöhung des Beschäftigungsgrades,
• Ersatzbedarf, z.B. bei Ersetzung eines Mitarbeiters in Krankheitsfall, oder für Ausscheiden eines Mitarbeiters (Kündigung oder Erreichen der Altersgrenze).

Personalauswahl ist ein Prozess, bei dem für eine bestimmte Arbeitsaufgabe geeignete Mitarbeiter aus einer bestimmten Anzahl von Bewerbern ausgesucht werden. Die Eignung der Person richtet sich hierbei einerseits nach dessen Qualifikation, die sich auf die bestimmte Aufgabe bezieht, und andererseits nach dessen Anlagen und Fähigkeiten (z.B. Persönlichkeitsbild).

Personaleinführung beinhaltet die ersten Schritte eines neuen Mitarbeiters in einem Unternehmen. Dabei fallen unter anderem folgende Aufgaben an:

• Erfassen des Stammdaten des Mitarbeiters (z.B. Geburtsdatum, Krankenversicherungsnummer usw.)
• Einführung in den Aufgabenbereich
• Vorstellung und Einführung des neuen Mitarbeiters bei anderen Kollegen.

Man sollte die Personalbeschaffung als einen unterstützenden Prozess betrachten, da in diesen Prozess mehrere Unternehmensbereiche involviert sind wie z.B. Controlling, Ressourcen Steuerung, Personal und Management.

Aktivitäten

1. Absage versenden
   • Aktivitätstyp: Aktivität
2. Anforderungsprofil definieren
   • Aktivitätstyp: Aktivität
3. Anforderungsprofil erfüllt?
   • Aktivitätstyp: Entscheidung
4. Anstellung erwünscht?
   • Aktivitätstyp: Entscheidung
5. Arbeitsvertrag vorbereiten
   • Aktivitätstyp: Aktivität
6. Auswahl treffen
   • Aktivitätstyp: Aktivität
7. Bewerbung eingegangen?
   • Aktivitätstyp: Entscheidung
8. Bewerbungen abwarten
   • Aktivitätstyp: Aktivität
9. Bewerbungsdaten an Fachbereich weiterleiten
   • Aktivitätstyp: Aktivität
10. Bewerbungsdaten erfassen
    • Aktivitätstyp: Aktivität
11. Einladung zum Vorstellungsgespräch
    • Aktivitätstyp: Aktivität
12. Einsatz möglich?
    • Aktivitätstyp: Entscheidung
13. Informationen aus Vorstellungsgespräch erfassen
    • Aktivitätstyp: Aktivität
14. MA intern verfügbar?
    • Aktivitätstyp: Entscheidung
15. Medien auswählen
    • Aktivitätstyp: Aktivität
16. Personal-entscheidung treffen
    • Aktivitätstyp: Aktivität
17. Personalplanung erstellen
    • Aktivitätstyp: Aktivität
18. Stellenanzeige erstellen
    • Aktivitätstyp: Aktivität
19. Stellenanzeige schalten
    • Aktivitätstyp: Aktivität
20. Vorauswahl treffen
    • Aktivitätstyp: Aktivität
21. Vorstellungsgespräch durchführen
    • Aktivitätstyp: Aktivität

Applikationen

1. ERP
   • Applikationstyp: Applikation
   • Status: nicht definiert
   • Datenschutz-Relevanz?: Nein
   • Beschreibung: Das ERP System des Unternehmens.
2. HR Tool
   • Applikationstyp: Applikation
   • Status: nicht definiert
   • Datenschutz-Relevanz?: Ja
3. Word
   • Applikationstyp: Applikation
   • Status: nicht definiert
   • Datenschutz-Relevanz?: Nein

Datensätze

1. Bewerber
   • Enthält personenbezogene Daten?: Ja
2. Bewerbung
   • Enthält personenbezogene Daten?: Ja
3. Lebenslauf
   • Enthält personenbezogene Daten?: Ja

Input/Output

1. Anforderungsprofil
   • InOTyp: Dokument
2. Bewerbung
   • InOTyp: Dokument
3. Gesprächsnotizen
   • InOTyp: Dokument
4. Personal benötigt
   • InOTyp: Auslöser
5. Personaldaten
   • InOTyp: Tool/Datenbank
6. Stellenanzeige
   • InOTyp: Dokument
7. Vorlage Anforderungsprofil
   • InOTyp: Dokument
8. Vorlage Arbeitsvertrag
   • InOTyp: Dokument
9. Vorlage Stellenanzeige
   • InOTyp: Dokument

Prozesse

1. Personaleinsatz
   • In Prozess: Personal; Personalbeschaffung
   • Prozesstyp: Teilprozess

Rollen

1. BEW
   • Rollentyp: Gruppenrolle
   • Beschreibung: Bewerber
2. FB
   • Rollentyp: Gruppenrolle
   • Beschreibung: Fachbereich
3. LPA
   • Rollentyp: Rolle
   • Stellenzuordnung: Human Resources
   • Beschreibung: Leiter Personalabteilung
4. SBHR
   • Rollentyp: Gruppenrolle
   • Beschreibung: Sachbearbeiter HR-Abteilung