Personalbeschaffung wird als ein Prozess verstanden, der folgende Punkte Umfasst:
- Personalbedarfsermittlung
- Personalauswahl
- Personaleinführung
Grundsätzlich unterscheidet man zwischen interner (Betriebsangehörige) und externer (nicht Betriebsangehörige) Personalbeschaffung.
Die Personalbedarfsermittlung umfasst die Feststellung der gewünschten Anzahl von Mitarbeitern, die an einem gewünschten Ort, in einer gewünschten Zeit, mit einer gewünschten Qualifikation zum Einsatz kommen sollen. Zur quantitativen Bedarfsermittlung wird ein Vergleich zwischen aktuell vorhandenen Kapazitäten und Planungswerten herangezogen. Hierbei kann unterschieden werden zwischen:
- Neubedarf, z.B. bei Kapazitätserweiterung,
- Zusatzbedarf, z.B. bei Erhöhung des Beschäftigungsgrades,
- Ersatzbedarf, z.B. bei Ersetzung eines Mitarbeiters in Krankheitsfall, oder für Ausscheiden eines Mitarbeiters (Kündigung oder Erreichen der Altersgrenze).
Personalauswahl ist ein Prozess, bei dem für eine bestimmte Arbeitsaufgabe geeignete Mitarbeiter aus einer bestimmten Anzahl von Bewerbern ausgesucht werden. Die Eignung der Person richtet sich hierbei einerseits nach dessen Qualifikation, die sich auf die bestimmte Aufgabe bezieht, und andererseits nach dessen Anlagen und Fähigkeiten (z.B. Persönlichkeitsbild).
Personaleinführung beinhaltet die ersten Schritte eines neuen Mitarbeiters in einem Unternehmen. Dabei fallen unter anderem folgende Aufgaben an:
- Erfassen des Stammdaten des Mitarbeiters (z.B. Geburtsdatum, Krankenversicherungsnummer usw.)
- Einführung in den Aufgabenbereich
- Vorstellung und Einführung des neuen Mitarbeiters bei anderen Kollegen.
Man sollte die Personalbeschaffung als einen unterstützenden Prozess betrachten, da in diesen Prozess mehrere Unternehmensbereiche involviert sind wie z.B. Controlling, Ressourcen Steuerung, Personal und Management.
Aktivitäten
- Absage versenden
- Anforderungsprofil definieren
- Anforderungsprofil erfüllt?
- Aktivitätstyp: Entscheidung
- Anstellung erwünscht?
- Aktivitätstyp: Entscheidung
- Arbeitsvertrag vorbereiten
- Auswahl treffen
- Bewerbung eingegangen?
- Aktivitätstyp: Entscheidung
- Bewerbungen abwarten
- Bewerbungsdaten an Fachbereich weiterleiten
- Bewerbungsdaten erfassen
- Einladung zum Vorstellungsgespräch
- Einsatz möglich?
- Aktivitätstyp: Entscheidung
- Informationen aus Vorstellungsgespräch erfassen
- MA intern verfügbar?
- Aktivitätstyp: Entscheidung
- Medien auswählen
- Personal-entscheidung treffen
- Personalplanung erstellen
- Stellenanzeige erstellen
- Stellenanzeige schalten
- Vorauswahl treffen
- Vorstellungsgespräch durchführen
Applikationen
- ERP
- Applikationstyp: Applikation
- Status: nicht definiert
- Datenschutz-Relevanz?: Nein
- Beschreibung: Das ERP System des Unternehmens.
- HR Tool
- Applikationstyp: Applikation
- Status: nicht definiert
- Datenschutz-Relevanz?: Ja
- Word
- Applikationstyp: Applikation
- Status: nicht definiert
- Datenschutz-Relevanz?: Nein
Datensätze
- Bewerber
- Enthält personenbezogene Daten?: Ja
- Bewerbung
- Enthält personenbezogene Daten?: Ja
- Lebenslauf
- Enthält personenbezogene Daten?: Ja
- Anforderungsprofil
- Bewerbung
- Gesprächsnotizen
- Personal benötigt
- Personaldaten
- Stellenanzeige
- Vorlage Anforderungsprofil
- Vorlage Arbeitsvertrag
- Vorlage Stellenanzeige
Prozesse
- Personaleinsatz
- In Prozess: Personal; Personalbeschaffung
- Prozesstyp: Teilprozess
Rollen
- BEW
- Rollentyp: Gruppenrolle
- Beschreibung: Bewerber
- FB
- Rollentyp: Gruppenrolle
- Beschreibung: Fachbereich
- LPA
- Rollentyp: Rolle
- Stellenzuordnung: Human Resources
- Beschreibung: Leiter Personalabteilung
- SBHR
- Rollentyp: Gruppenrolle
- Beschreibung: Sachbearbeiter HR-Abteilung
