Eine Bestellanforderung ist eine Anfrage an die Einkaufsabteilung. Dabei sollen benötigte Waren und Dienstleistungen für die Mitarbeiter in bestimmten Mengen durch den Einkauf beschafft werden.

Es werden in der Regel fünf Arten unterschieden:

• Eigenbedarf
• Investition
• Auftragsbedarf
• Lagerbedarf
• Projektbedarf

Nachdem der Bedarf an Waren und Dienstleistungen erfasst wurde, wird eine Bestellanforderung von der entsprechende Fachabteilung erstellt und an den Einkauf kommuniziert. In der Regel kann jeder Mitarbeiter des Betriebs Bestellanforderungen erstellen. Die Bestellanforderung startet den Beschaffungsprozess, stellt aber selbst noch keine Bestellung dar.

Abhängig von der Unternehmensorganisation kann eine Genehmigung einer Bestellanforderung erforderlich sein. In diesem Fall wird erst nach einer entsprechenden Freigabe aus der Bestellanforderung eine Bestellung, die der Einkauf dann ausgelöst.

Normale Angaben in einer Bestellanforderung:

• Besteller, ggf. Abteilung
• Kostenstelle
• Artikelnummer (Artikelname)
• gewünschte Menge und der entsprechende Preis
• ggf. Lieferant und die Projektnummer

Aktivitäten

1. Bestellanforderung Daten erfassen
   • Aktivitätstyp: Aktivität
   • Beschreibung: Relevante Daten sind in diesem Fall Debitor, Artikel, Menge, etc.
   • KPI Zuordnung: Bearbeitungszeit
   • Erfüllungsgrad: Mittel
2. Bestellanforderung erstellen
   • Aktivitätstyp: Aktivität
   • KPI Zuordnung: Bearbeitungszeit
   • Erfüllungsgrad: Erfüllt
3. Bestellanforderung freigeben
   • Aktivitätstyp: Aktivität
   • KPI Zuordnung: Bearbeitungszeit
   • Erfüllungsgrad: Nicht erfüllt
4. Bestellanforderung genehmigen
   • Aktivitätstyp: Aktivität
   • KPI Zuordnung: Bearbeitungszeit
   • Erfüllungsgrad: Nicht erfüllt
5. Bestellanforderung genehmigt?
   • Aktivitätstyp: Entscheidung
6. Bestellanforderung überarbeiten
   • Aktivitätstyp: Aktivität
   • KPI Zuordnung: Bearbeitungszeit
   • Erfüllungsgrad: Erfüllt
7. Bezugsquelle vorhanden?
   • Aktivitätstyp: Entscheidung
8. Daten auf Korrektheit prüfen
   • Aktivitätstyp: Aktivität
   • KPI Zuordnung: Bearbeitungszeit
   • Erfüllungsgrad: Erfüllt
9. Genehmigung erforderlich?
   • Aktivitätstyp: Entscheidung
10. Korrektur notwendig?
    • Aktivitätstyp: Entscheidung

Applikationen

1. ERP
   • Applikationstyp: Applikation
   • Status: nicht definiert
   • Datenschutz-Relevanz?: Ja
   • Beschreibung: Das ERP System des Unternehmens.

Input/Output

1. BANF Erfassung
   • Typ: Tool/Datenbank
2. BANF Freigabe
   • Typ: Tool/Datenbank
3. Bestellanforderung
   • Typ: Dokument
   • Beschreibung: Die mit dem ERP System erstellte Bestellanforderung.
4. Bestellbedarf
   • Typ: Auslöser
   • Beschreibung: Bestellbedarf kann Projektbezogen, geplant oder spontan entstehen und löst die Erstellung einer Bestellanforderung aus.

Prozesse

1. Bedarf Fremdleistungen
   • In Prozess: Bestellanforderungen
   • Prozesseigner: N.N.
   • Prozesstyp: Teilprozess
2. Bestellvorgang
   • In Prozess: Bestellanforderungen
   • Prozesseigner: N.N.
   • Prozesstyp: Teilprozess
   • KPI Zuordnung: Bearbeitungszeit
3. Materialbedarf
   • In Prozess: Bestellanforderungen
   • Prozesseigner: N.N.
   • Prozesstyp: Teilprozess

Rollen

1. LEK
   • Rollentyp: Rolle
   • Stellenzuordnung: Beschaffung
   • Beschreibung: Leiter Einkauf
2. SBB
   • Rollentyp: Gruppenrolle
   • Beschreibung: Sachbearbeiter Beschaffung