Prozess-Dokumentation mit dem Referenzmodell Industrie

Ein Werkzeug, um schnell und auf Basis erprobter Ansätze die Abläufe in Ihrem Unternehmen zu dokumentieren.

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  5. Prozess-Dokumentation mit dem Referenzmodell Industrie

Abstract

Das Referenzmodell Industrie bietet Unternehmen einen umfassenden Ansatz, die eigenen Abläufe schnell und effizient zu reflektieren und zu dokumentieren. Es basiert auf erprobten Methoden grafischer und textueller Beschreibung und kann flexibel an jeden Einzelfall angepasst werden. So entsteht mit der Unternehmensdokumentation kalkulierbar ein Rückgrat für Qualitätsmanagement, Workflow Automation und anderes mit standardisierter Begrifflichkeit.

Durch den Einsatz von process4.biz kann das Resultat beliebig ergänzt werden, zur IT-Dokumentation auf Basis von COBIT 5 oder ITIL oder als Basis des Risiko-Managements.

Dokumentation der Geschäftsstrategie

Informationstechnik (IT) hat sich in den letzten Jahren immer schneller entwickelt. Jüngere Ausprägungen wie „Software as a Service“ (SaaS) und „Künstliche Intelligenz“ (KI) sind in der Theorie seit den 1970er Jahren bekannt. Die immer stärkere Vernetzung von Computern global bildet die Basis, womit KI, oder AI, und SaaS massentauglich wurden. Angebote von Microsoft und anderen Anbietern in der „Public Cloud“ machen IT und KI skalierbar für Unternehmen aller Größen. Private Anwender profitieren von Sprachsteuerung und intelligenter Kamerasoftware, während Grenzen auf allen Ebenen verschwimmen.

IT-Organisation

Überblick IT-Organisation

Unternehmen fordern die IT als Commodity heraus, indem sie neue Geschäftsmodelle erdenken und ihre Strategie an technische Trends anpassen. Wo früher der Absatz von Lizenzen eine Rolle spielte, treten heute Mietmodelle auf. Kosten verlagern sich von Investitionen zu kurzfristig anpassbaren Betriebskosten. Lizenz-Umsätze wandeln sich zu eher gleichmäßigen Strömen. Damit verbunden entstehen neue Risiken für die Betriebe.

Wenn wir von der Flexibilität und Agilität sprechen, sollen Mitarbeiter die Strategie des Geschäfts schneller verstehen und Änderungen annehmen. Unternehmen wollen besser auf Änderungen in Märkten und Technik reagieren. Agiles wie flexibles Verhalten wachsen aus der Kultur im Betrieb und der Verfügbarkeit von Information. Grafische und einfach verständliche Darstellungen von Organisation und Prozessen bilden das Rückgrat für Verstehen, Anwenden und schnelles Anpassen.

Nutzen der Unternehmensdokumentation

Unternehmen drücken ihre Strategie in Organigramm und Geschäftsprozessen aus. Werden einzelne Dateien erzeugt, steigt mit dem Umfang der Dokumentation der Aufwand für Pflege und Integrität. Die Publikation in Papierform ist den Mitarbeitern zugänglich, unterstützt aber wenig im Tagesbetrieb.

Der Nutzen einer Unternehmensdokumentation steigt mit der Einbindung in das tägliche Arbeiten möglichst vieler Mitarbeiter. Sie wird zu einem Wegweiser im Zugriff auf Informationen. So können Verantwortlichkeiten wie Zuständigkeiten direkt abgefragt werden. Schnittstellen werden transparent und wenig ausgeübte Prozesse verständlich. Unternehmen schaffen lebende Standards in der Begrifflichkeit und erhöhen das gegenseitige Verstehen.

IT-Prozesse

Überblick IT-Prozesse

Anforderungen an IT-Systeme und die Architektur von Information wie Daten entstehen aus den Abläufen mit ihren Inhalten, während Regularien wie die DSGVO deutlich in ihrem Bezug zu erkennen sind. Standardisierte Prozesse bilden die Grundlage von automatisierten Abläufen und das Lenken von Dokumenten.

Der Nutzen einer Dokumentation von Organisation und Prozessen misst sich als Beitrag zum Erfolg des Geschäfts. Er ergibt sich aus dem Aufwand zur Pflege der Inhalte und dem Beitrag zu einem Verstehen durch die tätigen Menschen. Weitere zu messende Komponenten sind das Optimieren der Informations- sowie Datenbestände im Unternehmen und das Unterstützen des Risiko-Managements. Ein Monitoring von Abweichungen, die zu Standards und Abläufen eintreten, rundet die Nutzenbetrachtung ab.

Unternehmensdokumentation effizient erstellen

Liegt die Dokumentation in vielen Formaten und einzelnen Dateien vor, entsteht hoher manueller Aufwand in Pflege und Abstimmung. Das Erhalten der Integrität und Kontinuität steigt als Risiko mit dem Umfang der Dokumentation, während das Einbinden weiterer Kapazitäten schwerfällt. Die Effizienz der Pflege bestimmt Aufwand und Nutzen.

Prozess 'Produkte entwickeln'

Prozess “Produkte entwickeln”

Programme wie Microsoft Visio mit ihrer Optimierung auf grafische Abbildungen erlauben das Anreichern der Grafiken um Attribute und Verknüpfungen. Möglichkeiten der Programme erweitern sich durch Makrofunktion und Schnittstellen für andere Programme. Process4.biz nutzt diese Ansätze und erweitert Visio um eine leistungsfähige und frei konfigurierbare Struktur aus Daten und Metadaten mit Verknüpfungen und Abhängigkeiten. Grafiken entstehen in Bezug auf Elemente, die einmal definiert werden. Sie können über alle Diagramme hinweg geändert werden, während die Datenbank mit ihren Regeln die Integrität des Modells sichert.

Für kleine Unternehmen bietet die process4.biz GmbH zusammen mit der YAVEON AG die Unternehmensdokumentation der Strategie als Dienstleistung an, während größere Unternehmen eine Mischung aus Produkt und Dienstleistung nutzen können. Alle Teile der Dokumentation entstehen integriert und verbinden sich über Schnittstellen und Links mit Daten in Microsoft SharePoint und anderen Systemen. Ein Beispiel ist die Einbindung eines „Dokumenten-Management-Systems“ (DMS), indem aus Prozessen direkt auf gelenkte Vorlagen verwiesen wird, in der jeweils freigegebenen Version.

Auszug aus dem Prozess 'Artikel-Stückliste pflegen'

Auszug aus dem Prozess “Artikel-Stückliste pflegen”

Andere Verknüpfungen zeigen auf Kennzahlen und Dimensionen in Business Intelligence oder Business Analytics, während externe Quellen für Vorschriften wie die GxP oder Normen aus dem Internet angebunden werden.

Nutzer können alle Diagramme, Texte, Vorlagen und Links interaktiv über eine zentrale Webseite erreichen, während die Bearbeitung und Verteilung von Informationen in dem Modell über das fein gegliederte Berechtigungssystem in process4.biz sich komplett in die Benutzersteuerung des Unternehmens integrieren lässt.

Standards und Vorlagen als „Referenzmodell Industrie“

Das Angebot runden process4.biz und die YAVEON AG durch ein kontinuierlich gepflegtes und weiter entwickeltes Angebot an einzigartigen Referenzprozessmodellen ab.

Neben Modellen für eigene Software auf Basis von Microsoft Business Central bildet das „Referenzmodell Industrie“ eine fast einzigartige Grundlage. Es umfasst zirka 450 Elemente im Organigramm (Kostenstellen), etwa 500 Geschäftsprozesse mit über 2.000 Schritten und Entscheidungsknoten, sowie ähnlich vielen Inhalten. Das Modell basiert auf langjähriger Erfahrung im „Business Process Management“ (BPM) und nutzt die von YAVEON exklusiv in process4.biz implementierte Notation EzPR®. Diese Darstellungsweise integriert Kultur, Strategie und Organisation mit den Prozessen, ihren Inhalten und der genutzten (Informations-) Technik zu einer Basis für die umfassende Analyse und Optimierung der Geschäftsprozesse.

Produkt- und Portfolio-Management nach COBIT5

Produkt- & Portfolio-Management nach COBIT5

Alle Inhalte orientieren sich an erprobten Standards wie COBIT 5 oder ITIL und werden kontinuierlich mit den Erfahrungen aus vielen Projekten zur Digitalisierung und Transformation von Unternehmen weiterentwickelt.

Das „Referenzmodell Industrie“ dient als Vorlage für effiziente Dokumentation der Prozesse von fertigenden, handelnden und Unternehmen im Service. Es ist als Grundlage für Analysen und Bewertungen erkannter Potentiale nutzbar. Es kann als kontinuierlich angewendete Gliederung die Abstimmung von Projekten und Change Management mit Risiken und Informationstechnik optimieren.

Unternehmen können mit process4.biz und den Referenzmodellen eine nach ihren Bedarfen integrierte und konsistente Dokumentation von u.a.

  • Unternehmensstruktur (Konzern, Gruppe),
  • Organigramm,
  • Geschäftsprozessen,
  • Vorschriften und Regularien wie Standards (Governance),
  • Monitoring der Einhaltung von Vorgaben (Compliance),
  • IT-Infrastruktur und Architektur der Information und Daten,
  • Risiko-Verortung,
  • Dokumentenlenkung

aufbauen. Zuständige Stellen pflegen einen zentralen Datenstand und exportieren neue Stände ganz oder in Teilen nach Bedarf. Das Rechtesystem steuert die Pflege, Freigabe und Veröffentlichung von Teilen oder der gesamten Dokumentation und fügt sich in die IT-Struktur ein. So wird auch das Lesen einzelner Teile des Modells steuerbar.

Prozess 'Verfahren Produkt- & Portfolio-Management Moderieren'

Prozess “Verfahren Produkt- & Portfolio-Management Moderieren”

Das Referenzmodell Industrie bietet Unternehmen einen umfassenden Ansatz, die eigenen Abläufe schnell und effizient zu reflektieren und zu dokumentieren. Es basiert auf erprobten Methoden grafischer und textueller Beschreibung und kann flexibel an jeden Einzelfall angepasst werden. So entsteht mit der Unternehmensdokumentation kalkulierbar ein Rückgrat für Qualitätsmanagement, Workflow Automation und anderes mit standardisierter Begrifflichkeit. Durch den Einsatz von process4.biz kann das Resultat beliebig ergänzt werden, zur IT-Dokumentation auf Basis von COBIT 5 oder ITIL oder als Basis des Risiko-Managements.

Gerne demonstrieren wir Ihnen das Referenzmodell Industrie live in unserem Tool und stehen Ihnen für Fragen, Anregungen und Feedback zur Verfügung. Auch Beratungs-Dienstleistungen für eine konkrete Umsetzung in Ihrer process4.biz-Lösung bieten wir gerne an. Kontaktieren Sie uns dazu einfach hier oder via Email.


In Kategorie: Use Case  | Tags: bpm, referenzmodell
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