Ist BPM noch relevant?

BPM hilft, Führung wie Umsetzung effizient zu machen. Es schafft ein für Digitalisierung und Automatisierung wichtiges Gefüge.

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Abstract

Vom 1. bis zum 6. September 2019 nimmt die process4.biz GmbH an der „17th International Conference on Business Process Management (BPM 2019)“ in Wien als Sponsor teil. Sie präsentiert dort ihre gleichnamige Lösung zur Unternehmens-Dokumentation. In dem Kontext fragten wir uns, ob Business Process Management (BPM) in der Zeit digitaler Transformation, disruptiver Veränderungen und agilem Arbeiten noch Bedeutung hat.

Einige Publikationen sehen zum Beispiel das Organigramm als statisches Relikt alter Zeit. Andere Autoren schreiben, dass es keines Prozessmanagements bedarf, um Abläufe zu digitalisieren und zu automatisieren. Gibt es die einzig richtige Vorgehensweise?

Business Process Management (BPM) bildet eine Sammlung verschiedener Ansätze und Methoden. Das Management von Prozessen und Abläufen behält Relevanz, auch in disruptiven Zeiten. Wenn flexibles Reagieren genauso wichtig ist wie ein optimaler Einsatz der Ressourcen und das Steuern von Risiken. BPM hilft, Führung wie Umsetzung effizient zu machen. Es schafft ein für Digitalisierung und Automatisierung wichtiges Gefüge.

Was ist BPM?

BPM verstehen wir als Methode des Managements, mit der Unternehmen ihre Struktur und die ausgeführten Abläufe definieren und kontinuierlich an neue Anforderungen, Standards wie COBIT 2019 oder Regularien wie GxP oder EU-DSGVO, anpassen.

BPM hat eine Funktion in der Governance von Unternehmen: Dessen Strategie findet sich in den ausgebildeten Prozessen. Relevante Gesetze und Standards fließen damit in die Prozesse ein. Compliance verfolgt die Organisation und führt Maßnahmen im Sinne eines Managements von Risiken aus.

Firmen nutzen mit BPM konsequent einheitliche Methoden zur Reflexion des Geschäfts. Sie ermitteln Potentiale, wo Digitalisierung, agiles Arbeiten oder Automatisierung einen Beitrag zum Erfolg schaffen. Beim Wandeln ihres Geschäftsmodells erreichen sind sie schneller und erfolgreicher.

Viele Änderungen in Prozessen wirken sich direkt auf die IT-Strategie des Unternehmens aus. Sie ist integraler Teil der Geschäftsstrategie und richtet sich an den Anforderungen des Geschäfts aus, um einen definierten Beitrag zum Erfolg zu liefern. BPM als Beitrag zum Erfolg

Dazu werden Ziele und Regeln für die Informationstechnik (IT) im Unternehmen festgelegt. Das Management von Risiken kombiniert die aus der IT stammenden mit jenen des Geschäftsbetriebs und bewertet diese entlang der Führungs- und Ablaufstrukturen.

IT-Risiken umfassen unter anderen Aspekte der Informationssicherheit und kontinuierlichen Verfügbarkeit (Business Continuity). Ein Online-Handel kann sich den Ausfall seines Webshops genauso wenig leisten, wie ein Produzent die Steuerung seiner voll automatisierten Fertigung. Falsche Daten nach Inhalt, Qualität oder Zeit sind weitere Risiken, die direkt mit der Strategie des Geschäfts interagieren.

Der Effekt unstimmiger Information wird stärker, wo mehr Entscheidungen automatisch getroffen werden, wie das „Machine Learning“ (ML) und andere Formen der „Artificial Intelligence“ (AI) leisten.

Nicht zu vergessen, dass diese neuen Verfahren neue Risiken aufrufen, die eine Geschäftsführung verstehen, bewerten und beachten muss. Für alle diese Dinge schafft BPM einen kontinuierlich aktualisierten Rahmen, in dem Abläufe, Risiken, Dokumentation genauso wie Budgets und Erfolgskontrolle eigene Prozesse bilden, IT-Ressourcen nutzen und die Führung unterstützen. Auch Informationspfade mit Schnittstellen und Verantwortlichkeiten macht BPM transparent. Wir finden technische Übergänge von Information und zwischen Menschen, an vielen Stellen in den Abläufen Sie nehmen erheblichen Einfluß auf die Performance des Unternehmens. BPM als Basis für modernes Arbeiten und Digitale Transformation

Modernes Arbeiten verbinden verschiedene Beiträge mit flexibler Gestaltung der Work-Life-Balance und der freien Wahl von Ort und Zeit der Arbeit. Programme wie Microsoft Teams und der SharePoint Server schaffen Ansätze dieser Flexibilität. Jedes Unternehmen legt fest, wo diese Tools Mehrwert stiften, Abläufe optimieren und Information effizienter verwalten oder verteilen. BPM liefert die Basis für diese Überlegungen.

Das Nutzen von Cloud-Techniken schafft neue Herausforderungen. Für die IT-Abteilung wie für Anwender.

Letztere legen Dateien dann im besagten SharePoint ab. Sie versenden Hyperlinks via Chat oder Kanal statt Anhänge via E-Mail. Dateien und Daten versehen Kollegen gleichzeitig mit Kommentaren und Chats. Die wachsen zu umfangreichen Unterhaltungen. Wobei es der Disziplin des Anwenders obliegt, im Thema zu bleiben und auf neue Beiträge zu reagieren.

Jeder Anwender muss die neuen Formen der Kommunikation lernen. Die Änderungen durch modernes Arbeiten zeigen sich in der täglichen Arbeit und berühren die Kultur im Geschäft.

Alle neuen Formen der Arbeit haben großes Potential. Das können Unternehmen wirksamer erschließen, wenn sie sehr bedacht vorgehen. BPM schafft dazu den Rahmen, geeignete Schritte in zu ermitteln und geeignete Bereiche zu bestimmen. Sie erlaubt das strukturierte Einführen der Methoden, die ein Change Management erfordern.

Prozessfluss

BPM als Rahmen für Agilität

Gemeinsames Arbeiten an gleichen Themen, Dateien und Informationen erhöht die Flexibilität einer Organisation. Wenn beispielhaft ein Team Kommentare und Chats zu jeder beliebigen Zeit erstellt und beantwortet. Oder Kollegen nutzen spontane Video-Chats statt aufwändig organisierter Meetings und Reisezeiten.

Diese Flexibilität grenzen wir von agilem Arbeiten ab, das wir hier vereinfacht umschreiben: Teams und Gruppen organisieren sich selbst und arbeiten über die Grenzen von Abteilungen, Standorten und Unternehmen selbständig an Aufgaben. Sie wählen ihre Methoden und Rollenverteilungen autark und passen diese bei Bedarf an.

Die Ansätze des modernen Arbeitens helfen den Teams, wohingegen das Fokussieren auf den jeweils bearbeiteten Inhalt eine Leistung des agil arbeitenden Anwenders sein wird. Agilität kann auch bedeuten, dass ein Mitarbeiter in mehreren Teams ist und sich jeweils auf das dortige Thema konzentriert.

BPM unterstützt alle Mitarbeiter, gemeinsam zu erkennen, wo agiles Arbeiten möglich und sinnvoll ist. Gleichzeitig schaffen standardisierte Prozesse die Schnittstellen zum Umfeld. Für Inhalte eingehende Inhalte und das Ergebnis der agilen Arbeit.

Es entsteht der stabile Rahmen, den Agilität in Form von Regeln und Standards benötigt. Der Rahmen regelt Kommunikation, Eskalation, Zeitachsen und die Aufbereitung der Ergebnisse. Beispielsweise müssen im regulierten Umfeld die agilen Leistungen gesetzlichen Vorgaben von GxP beachten.

AI im Geschäft nutzen

Der Zusammenhang zwischen BPM und Information wird immer wichtiger: „Artificial Intelligence“ (AI) und maschinelles Lernen (ML) bedeuten (stark vereinfacht), dass Algorithmen aus einer sehr großen Datenmenge auf bestimmte Muster trainiert werden und danach Abläufe steuern.

Sie erkennen trainierte Muster möglichst früh und ermöglichen schnelle, automatische Reaktionen eines Systems. Neben technischen Aspekten für den erfolgreichen AI-Einsatz sind realistische Erwartungen, genaue Anforderungen und Szenarien wichtig.

BPM hilft den Stakeholdern, geeignete Prozesse und Vorgänge zu identifizieren, beispielhaft in den gesammelten Daten der QS-Prüfungen.

Dort erlauben sie aufgrund der Qualität von Rohstoffen, den Fertigungsprozess auf Basis der extrahierten Zusammenhänge an diese anzupassen.

Ein Betrieb kann verschiedene Abläufe und Bereiche gezielt hinterfragen, also ein Assessment durchführen. Andere Beispiele finden sich in der Analyse und Anpassung der Informationspfade im Unternehmen, um die benötigten Daten als Grundlagen zu sammeln.

Prozessfluss Schematisch

Moderne Integration von Business Process Management

Wir sind überzeugt, dass BPM in einer passenden Form genauso wie ein Organigramm jedem Unternehmen wertvolle Orientierung und Nutzen bietet.

Ein Organigramm für sich definiert keine statischen Grenzen, die niemand überschreiten darf. Diese Fragen berühren die Kultur, des Miteinander. Flexibler Umgang mit der Struktur des Geschäfts und agiles Arbeiten im Team sind kulturelle Fragen, in denen ein Diagramm vielleicht als Argumentation missbraucht wird. Kollaboration hängt in ihrem Erfolg von der Einstellung aller Beteiligten ab.

Process4.biz nutzt Business Process Management und finden mit Kunden schlummernde Potentiale. Dazu gehören Fragen von flexiblen und agilen Arbeitsweisen. Beide stellen Methoden dar, die, im richtigen Kontext genutzt, wesentliche Steigerungen der Effizienz erreichen können.

Als langjähriger Partner von Microsoft kann die YAVEON-Gruppe mit Microsoft Office 365 und eigenen Produkten verschiedene Tools anbieten, mit denen Teams modern arbeiten. Deren Einführung basiert auf strukturiertem Vorgehen und Standards wie COBIT, ITIL. Alle Maßnahmen und Werkzeuge richten sich an den Geschäftsprozessen und Anforderungen des Projektes aus.

Für das Management dieser Grundlagen bietet die YAVEON-Gruppe einen skalierbaren und sehr flexibel auf den Einzelfall anpassbaren Umfang an Produkten, Inhalten und Leistungen.

Die Organisation, alle Geschäftsprozesse und „Enterprise Architecture Management“ (EAM) dokumentieren wir in dem anerkannten und vielseitigen Werkzeug process4.biz. Das setzt auf Microsoft Visio und dem SQL Server auf und verbindet alle grafischen Elemente mit konfigurierbaren Funktionen und Regeln in der Datenbank. Zusammenhänge stellen wir effizient und auswertbar dar.

Um Organisation und Geschäftsprozesse aufnehmen, modellieren und optimieren zu können, haben wir die „Erfahrungszentrierte Prozessreflexion“ (EzPR) exklusiv in unser Werkzeug implementiert. Diese Methode ist auf die Anforderungen heutiger Unternehmen ausgerichtet und betrachte integriert Kultur, Strategie sowie Organisation, Abläufe und deren Inhalte, die mit den Fragen der Digitalisierung direkt verknüpft werden.

Die Vorteile von process4.biz und der EzPR werden sofort nutzbar, wenn unser „Referenzmodell Industrie“ mit mehr als 450 einzelnen Geschäftsprozessen zum Einsatz kommt. Das Modell kann individuell angepasst werden und erlaubt das direkte Erfassen von Potentialen und individuellen Abläufen. Innerhalb des Modells entsteht direkt eine Informations-Architektur. Die kann auch helfen, die EU-DSGVO vollständig zu implementieren.

Neben diesem Referenzmodell bietet die YAVEON-Gruppe mit ihrer „Business Process Master List“ und dazu gehörendem Prozessmodell eine Option, um Microsoft Business Central und die Lösung YAVEON ProBatch mit den Geschäftsprozessen verbunden zu implementieren. Dabei halten Projekte die Anforderungen des regulierten Umfeldes hinsichtlich einer validierten Implementierung von Business Central nach GxP ein.

Projekte können klein starten. Unternehmen übernehmen beispielsweise nach einer ERP-Einführung später die Inhalte in Ihrem Unternehmen in process4.biz und entwickeln sie weiter. Bis dahin nutzen wir das Werkzeug im Rahmen unserer Dienstleistungen. Kunden entscheiden flexibel, ob Sie es in der privaten Cloud oder in Ihrem eigenen Netzwerk betreiben wollen.

Gerne demonstrieren wir Ihnen unsere Lösungen live in unserem Tool und stehen Ihnen für Fragen, Anregungen und Feedback zur Verfügung. Auch Beratungs-Dienstleistungen für eine konkrete Umsetzung in Ihrer process4.biz-Lösung bieten wir gerne an. Kontaktieren Sie uns dazu einfach hier oder via Email.


In Kategorie: Use Case  | Tags: bpm, digitalisierung, modern workplace
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