Anforderungsmanagement im Kontext dokumentierter Prozesse

Mit process4.biz steht ein Werkzeug zur Verfügung, das Anforderungen in einer Datenbank verwaltet und direkt mit den Prozessen verknüpft.

logo ×
Home Features Leistungen Ressourcen Blog Kontakt FAQ   en
  1. process4.biz
  2.  
  3. Unser Business Blog
  4.  
  5. Anforderungsmanagement im Kontext dokumentierter Prozesse

Anforderungen managen

Anforderungsmanagement ist vor allem dort von Bedeutung, wo komplexe Produkte bzw. Systeme konzipiert werden, oder an deren Entwicklung gearbeitet wird. Das Ziel des Anforderungsmanagements ist es, ein gemeinsames Verständnis über ein zu entwickelndes System zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber zu erreichen. Zugleich dienen die resultierenden Dokumente häufig als vertragliche Basis für eine weitere Umsetzung. [Vgl. Wikipedia: Anforderungsmanagement]

Im Sinne eines ganzheitlichen Ansatzes, geht es in diesem Artikel darum, wie man das Thema Anforderungsmanagement auf Basis dokumentierter Prozesse (die bestehende Unternehmens-Dokumentation, definierte Soll-Prozesse oder z.B. Prozess-Referenzmodelle) in process4.biz behandeln kann.

Auf Basis dokumentierter Prozesse?

Prozessmodelle haben sich nicht ohne Grund als wichtiges Werkzeug zur grafischen Dokumentation der Strukturen und Abläufe eines Unternehmens inkl. deren Abhängigkeiten und Verknüpfungen unter- und zueinander etabliert.

Sie dienen u.a. der Dokumentation der

  • Aufbauorganisation (Stellen/Rollen)
  • Prozesse
  • IT-Landschaft

eines Unternehmens und machen dadurch transparent, wie mit einem Prozess verfahren wird, wer diesen verantwortet, daran beteiligt oder davon betroffen ist und was dafür im Sinne von IT-Ressourcen, Dokumenten und Information im Allgemeinen erforderlich ist.

Schematische Darstellung der Abhängigkeiten

Referenzprozesse als Ausgangspunkt

Prozess-Referenzmodelle stellen einen Sonderfall dokumentierter Prozesse dar. Sie können unterstützend wirken, indem Sie z.B. für eine Branche oder ein ERP-System den “roten Faden” durch die jeweiligen Prozessabläufe vermitteln. Dadurch kann z.B. die Basis für die zukünftigen Soll-Prozesse, oder eine Vergleichsgrundlage (d.h. Referenz) zu den im Vorfeld aufgenommenen bzw. bereits dokumentierten Ist-Prozessen eines Unternehmens geschaffen werden.

Was die von process4.biz angebotenen Referenzmodelle “Industrie” und “Microsoft Dynamics” anbelangt, steckt dort eine sog. „Business Process Master List” (BPML) dahinter. Die BPML ordnet alle Prozesse in den jeweiligen Funktionsbereich eines Unternehmens ein und ist zudem die zentrale Gliederung zur Planung, Budgetierung und Steuerung von ERP-Projekten, wie sie z.B. bei der YAVEON AG umgesetzt werden.

Anhand der BPML werden auf Basis der End-to-End-Prozesse der Kunden jene Bereiche definiert, die im Projekt oder in der Lösungs-Architektur Beachtung finden sollen. Die Anwendung der BPML geht dabei deutlich über ein Inhaltsverzeichnis hinaus, indem sie im regulierten Umfeld (z.B. Pharmaindustrie) gleichzeitig die Grundlage aller Prozess-Validierung bildet. Für die Analyse von Geschäftsprozessen und Organisation, sowie die Erhebung von Potentialen in den Geschäfts-Anforderungen, nutzt man die BPML integriert, um einen direkten Übergang aus diesen Anforderungen in deren Abdeckung mit Informationstechnik zu gewährleisten.

Je nach Anwendungsfall und Projekt verschieden, ermöglichen unsere Referenzmodelle somit einen einfachen, schnellen Start in Bezug auf die Aufnahme und Analyse von Anforderungen auf Basis der dokumentierten Referenzprozesse.

Anforderungen aufnehmen

Die an ein System gestellten Anforderungen prozessbasiert aufzunehmen heißt, dass für den jeweiligen Prozess u.a. folgende Informationen erarbeitet werden sollten:

  • Soll dieser Prozess durch das System abgedeckt werden?
  • Welche besonderen Anforderungen bestehen an den Prozess?
  • Wer ist für den Prozess verantwortlich, wer führt ihn durch?
  • Bedeutung des Prozesses (z.B. Frequenz, Kosten)?
  • Schnittstellen bzw. Abhängigkeiten zu anderen Prozessen?

Aus diesen Fragestellungen resultierende Anforderungen an den jeweiligen Prozess sollten methodisch vereinheitlicht und in klar definierter Form erfasst und dokumentiert werden. process4.biz ist ein ideales Werkzeug dafür, da die Anforderungen dort in einer flexibel anpassbaren Datenbank verwaltet und direkt mit den jeweiligen (Referenz-) Prozessen verknüpft werden.

Anforderungen selbst werden dabei als eigenständige Datenbank-Objekte gepflegt und durch individuell anpassbare Attribute beschrieben. Sie können dank relationaler Verknüpfungen nicht nur mit Prozessen, sondern z.B. auch mit Dokumenten, den jeweils verantwortlichen Rollen, Personen oder den benötigten IT-Ressourcen in Kontext gesetzt und verlinkt werden.

Anforderung mit Attributen

Eine Anforderung mit ihren Attributen

Es stehen darüber hinaus noch viele weitere Möglichkeiten zur Verfügung - bei Bedarf berechnet unser Tool auch die Aufwände (im Sinne von Zeit und Kosten, die zur Implementierung der jeweiligen Anforderung nötig wären) und aggregiert diese per zugeordnetem Prozess, um darauf basierende Entscheidungen zu erleichtern (v.a. Individualentwicklung/Anpassung vs. Standard im Zuge der Implementierung eines Systems).

Datenaustausch und Tool-Schnittstellen

Auch wenn es so vielleicht einfacher und effizienter wäre, erfolgt die Dokumentation von Soll-Prozessen und die Aufnahme der dazugehörigen Anforderungen nicht immer in einem Arbeitsschritt. Alte Gewohnheiten und bereits existierende Dokumente können dazu beitragen, dass Parallelwelten entstehen (bzw. weiterbestehen), welche dem prozessbasierten Ansatz wenig förderlich sind.

Um solchen Tendenzen entgegenzuwirken, stellt process4.biz einfach zu bedienende Standard-Schnittstellen zum Datenaustausch bereit. Bestehende Anforderungslisten können so z.B. via Microsoft Excel importiert werden, wodurch die dort in Zeilen gepflegte Information in Datenbank-Objekte verwandelt wird, die sich dann flexibel weiterverwenden lassen. Auch der Daten-Export ist auf diese Weise möglich und kann z.B. zur Analyse von Anforderungen (inkl. deren Abhängigkeiten innerhalb des Prozessmodells) im Kontext von Business Intelligence und Data Science genutzt werden.

Mit der optionalen Schnittstelle zu Microsoft SharePoint wird der Datenaustausch in beide Richtungen ermöglicht. Der entscheidende Mehrwert von SharePoint als “Daten-Drehscheibe” liegt darin, dass auch weniger IT-affine Anwender einfach und ohne nennenswerten Schulungsaufwand via ihres Web-Browsers Anforderungen aufnehmen und pflegen können, die dann im Prozessmodell zur weiteren Verwendung zur Verfügung stehen. Anforderungen können dadurch von verschiedenen Personen, aber zeitgleich mit den jeweiligen Soll-Prozessen aufgenommen werden. Die entsprechenden Attribute der Datenbank-Objekte (s. oben) sind auch SharePoint-seitig vorhanden und werden dabei gleich mitgepflegt.

Anforderungen in SharePoint

Pflege von Anforderungen in SharePoint

SharePoint bietet sich vor allem auch dann als ideale Plattform zum Datenaustausch an, wenn Anforderungen z.B. in Abstimmung mit externen Dienstleistern bearbeitet werden sollen. Zudem können auch entsprechende (Standard-) Workflows (z.B. Freigabe), Versionsverwaltung und umfassendes Dokumenten-Management gemeinsam genutzt werden, um die Projekt-interne Kommunikation an einem Ort zu zentralisieren.

Grafische Darstellung und Modellierung

Auch die grafische Darstellung der Abhängigkeiten zwischen Anforderungen und Prozessen (sowie ggf. anderer Prozessmodell-Inhalte) ist mit process4.biz möglich. Dabei kann grundsätzlich zwischen zwei Vorgehensweisen, der automatischen und der manuellen Erstellung von Diagrammen, unterschieden werden.

Unser Tool stellt dazu sog. Abhängigkeitsdiagramme zur Verfügung, die gemäß der bestehenden Verknüpfungen zwischen den Objekten (Anforderungen, Prozesse, Rollen, etc.) untereinander automatisch eine entsprechende grafische Darstellung erzeugen.

Abhängigkeitsdiagramm

Falls eine besonders strukturierte und/oder auf entsprechenden Notationen basierende Darstellung gewünscht ist, kann mit geringem Aufwand ein dazu passendes Template zur Modellierung erstellt werden. Bei Bedarf können Anforderungen damit nicht nur dargestellt, sondern auch im Zuge der grafischen Modellierung aufgenommen werden.

Prozess-Swimlane mit Anforderungen

Die Konsistenz der Daten wird in jedem Fall, also egal ob bzw. wie diese grafisch dargestellt werden sollen, durch unsere Datenbank und die damit einhergehenden, redundanzfreien Objekte (existieren nur ein einziges Mal, können aber beliebig wiederverwendet/instanziert werden) sichergestellt.

Soll-Prozesse veröffentlichen

Sind die Soll-Prozesse inklusive der entsprechenden Anforderungen erfasst, steht dem Unternehmen ein Prozessmodell zur Verfügung, das in der Lage ist, alle wesentlichen Informationen über das was, wie und womit im Kontext jedes einzelnen Prozesses zu beantworten. Wie eingangs erwähnt, kann so das “gemeinsame Verständnis über ein zu entwickelndes System zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber” entlang der dokumentierten Prozesse geschaffen werden.

In process4.biz stehen vielfältige Reports und Auswertungsmöglichkeiten zur Verfügung, um die Dokumentation möglichst gut zugänglich zu machen und die weitere Nutzung der Inhalte zu ermöglichen.

Sämtliche im Prozessmodell vorhandenen Daten (inkl. Abhängigkeiten untereinander) können auf Basis von dynamischen Abfragen aufbereitet werden und stellen so die nötige Datenbasis für die automatische Dokumentenerstellung oder weitere Analyse (z.B. BI-Anwendungsfälle) bereit.

Abfrage-Ergebnis

Die Aufbereitung eines Soll-Prozesses als kompaktes Dokument basiert auf verschiedenen Inhalten (Abfragen, Grafik, statische Texte, etc.) und könnte z.B. so aufgebaut sein:

  1. Prozessbeschreibung
  2. Prozessfluss (grafisch, z.B. als Flussdiagramm)
  3. Input / Output
  4. Prozessschritte
  5. Rollen & Verantwortlichkeiten
  6. Dokumente
  7. Applikationen
  8. Subprozesse
  9. Anforderungen

Ist ein solcher Report einmal definiert, lässt er sich für jeden Prozess beliebig oft (und immer mit den jeweils aktuellen Daten) ausführen. Der Report ist komplett variabel gehalten und kann sehr einfach in einem Wizard angepasst werden. Auch die zu Grunde liegende Word-Vorlage ist uneingeschränkt anpassbar und richtet sich zumeist nach den kundenspezifischen CI-Vorgaben.

Beispiel-Dokument Soll-Prozess

  Beispiel-Dokument als PDF herunterladen

Einen besonderen Mehrwert kann die Veröffentlichung des Prozessmodells als Website bringen. Die (freigegebenen) Prozessmodell-Inhalte werden dabei als konsistentes, interaktives Modell veröffentlicht und stehen den (Projekt-) Mitarbeitern oder externen Dienstleistern via Web-Browser zur Verfügung. Dank grafischer Navigation, Suchfunktion und Kontext-sensitiver Verknüpfungen, wird “das große Ganze” transparent gemacht und eine zentrale Anlaufstelle für den Bezug relevanter Information geschaffen.

Web-Publikation

Falls das Prozessmodell mit Sprungfunktionen in das ERP-System angereichert wurde (bzw. man ein entsprechendes Referenzmodell als Ausgangspunkt genutzt hat), steht mit dem Web-Modell auch gleich ein interessantes Schulungswerkzeug zur Verfügung, das nicht nur Prozess-Know-How, sondern auch gleich die entsprechenden Systemfunktionen vermitteln kann. Zum besseren Verständnis, können dadurch auch rein auf das ERP-System ausgerichtete Anwenderschulungen um den organisatorisch-prozessualen Kontext erweitert werden.

Die Dokumentation weiter nutzen

Fokus dieses Artikels war bisher das Anforderungsmanagement im Kontext dokumentierter Prozesse. Das (projektbezogene) Prozessmodell stellt - je nach Größe und Umfang des Projekts - aber auch das aktuelle (Teil-) Prozessmodell des Unternehmens dar.

Ein solches Prozessmodell kann und sollte auch weiterhin aktuell gehalten werden, da es ein wertvolles Werkzeug für unterschiedlichste Aufgaben im Kontext des Managements eines Unternehmens darstellt.

Die weitere Nutzung des Prozessmodells kann u.a. auf folgende Themen positive Auswirkungen haben und Mehrwert schaffen:

  • Change Management
    Unterstützung bei der Veränderung und Optimierung von Prozessen
  • Roll-Out Planung
    Neue Standorte sollen die Prozesse des Unternehmens verstehen und übernehmen
  • Ausbildung neuer Mitarbeiter
    Prozesse und Systemfunktionen können dank organisatorisch-prozessualem Kontext von neuen Mitarbeitern schneller und besser verstanden werden
  • Qualitätsmanagement
    Prozesse als Grundlage für interne sowie externe Audits
  • Prozess-Ausführung
    Workflows und Automatisierung der Prozesse

Gerne demonstrieren wir Ihnen die hier beschriebene Vorgehensweise bzw. die erwähnten Referenzmodelle live in unserem Tool und stehen Ihnen für Fragen, Anregungen und Feedback zur Verfügung. Auch Beratungs-Dienstleistungen für eine konkrete Umsetzung in Ihrer process4.biz-Lösung bieten wir gerne an. Kontaktieren Sie uns dazu einfach hier oder via Email.


In Kategorie: Use Case  | Tags: bpm, referenzmodell, digitalisierung
Diesen Artikel teilen: 

Empfohlene Artikel

Ist BPM noch relevant?

Veröffentlicht am 04.09.2019 | In 8 Min. zu lesen

BPM hilft, Führung wie Umsetzung effizient zu machen. Es schafft ein für Digitalisierung und Automatisierung wichtiges Gefüge.


  Weiterlesen

Prozess-Dokumentation mit dem Referenzmodell Industrie

Veröffentlicht am 17.07.2019 | In 6 Min. zu lesen

Ein Werkzeug, um schnell und auf Basis erprobter Ansätze die Abläufe in Ihrem Unternehmen zu dokumentieren.


  Weiterlesen

Beispiele aus der Unternehmens-Dokumentation

Beschaffung und Lieferantenmanagement

Typ: Hauptprozess

Kategorie: BPM

  Inhalt anzeigen

Materialeinkauf

Typ: EPK

Kategorie: BPM

  Inhalt anzeigen

Unsere Kunden

Wir informieren Sie gerne über die jeweiligen Kunden und Projekte, oder stellen direkt Kontakt zum individuellen Austausch her.

  Alle Referenzen anzeigen
IBC Solar AG
Österreichische Blindenwohlfahrt
PALEXPO SA
Benedict GmbH
BRITAX RÖMER Kindersicherheit GmbH
Global Tech I Offshore Wind GmbH

  Kontaktieren Sie uns